Uitvoeraangiftes met het Export Controle Systeem ECS

Uitvoeraangiftes worden steeds belangrijker in de douanewereld. De douane wil veel betere controle kunnen uitvoeren op goederen die de Europese Unie verlaten om de veiligheid te waarborgen en fraude te bestrijden. Daarom is sinds 31 januari 2010 het Export Controle Systeem (ECS) verplicht en moeten in de gehele Europese Unie alle uitvoeraangiftes met ECS gemaakt worden.

Heel vroeger was de douane niet zo geïnteresseerd in uitvoeraangiftes. Ze waren alleen relevant voor de statistiek en hadden verder weinig belang.  Sinds de aanslagen in New York op 11 september 2001 is er toenemende aandacht voor de veiligheidsaspecten van internationale goederenstromen. Daarnaast werd er veel fraude geconstateerd met BTW bij de export van goederen. Met het Export Controle Systeem wil de Europese Unie beide zaken grondig aanpakken en onder controle krijgen.

Op zich is een uitvoeraangifte relatief eenvoudig. De meeste bedrijven exporteren maar een of een beperkt aantal goederen. Daardoor zijn uitvoeraangiftes vaak repeterend. Er zijn maar een paar gegevens die per aangifte verschillen, zoals het gewicht de prijs en het land van bestemming. De rest is vaak hetzelfde.

Om aanspraak te kunnen maken op 0% BTW bij de export van goederen dient tot nog toe voor de belastingdienst de uitvoer aangetoond te worden aan de hand van 'boeken en bescheiden'. Dit kunnen facturen zijn, betalingsbewijzen, correspondentie, transportnota's e.d. Maar er wordt in de hele Europese Unie naar schatting voor € 100.000.000.000 (100 miljard euro!) gefraudeerd met BTW bij export. Daar wil men paal en perk aan stellen. In de toekomst zal het zo worden dat de uitvoer van goederen alleen nog maar kan worden aangetoont als een uitvoeraangifte correct door ECS is verwerkt. Vanaf 31 januari 2010 is de laatste fase omtrent het ECS-systeem van start gegaan bij de douane.

Het Export Controle Systeem is nu al operationeel en wordt constant geëvalueerd. Het wordt door de alle Europese douanediensten ter beschikking gesteld. Het systeem moet worden gevoed met een drietal meldingen. Als alle drie de meldingen correct worden gedaan is een uitvoertransactie correct gerealiseerd.

De drie meldingen zijn:

1. Uitvoermelding
2. Aankomstmelding
3. Uitgangsmelding

De uitvoermelding moet plaatsvinden daar waar de goederen in het uitgaande vervoermiddel worden gedaan. Dus als een container bij een fabriek wordt geladen voor export, moet op deze locatie de uitvoeraangifte worden opgemaakt. In die uitvoeraangifte moeten de gebruikelijke gegevens over de zending worden opgenomen die ook op de factuur staan. Daarnaast zijn er een aantal veiligheidsgegevens noodzakelijk, waaronder de gevarencode van de goederen. Maar heel belangrijk is ook het beoogde douanekantoor waar de goederen de Europese Unie zullen verlaten. Als een zending voor de USA bestemd is en via Rotterdam uitgaat, moet de code van het douanekantoor Rotterdam worden ingegeven. Als de zending voor Rusland bestemd is en via de Pools - Wit-Russische grens gaat, moet de code van het kantoor van uitgang aan die grens worden vermeld. Van de uitvoeraangifte wordt een begeleidingsdocument afgedrukt. Op dit Export Accompanying Document (EAD) staat rechtsboven een barcode met daaronder een Movement Reference Number (MRN-nummer). Dat is een uniek nummer dat elke uitvoermelding krijgt.

De gegevens van de uitvoermelding worden naar een centrale computer in Brussel verstuurd. Die seint de melding door naar het beoogde kantoor van uitgang, bijvoorbeeld Rotterdam. De zending wordt daarmee als het ware in Rotterdam verwacht bij de douane. Als de chauffeur zich dan met de container bij de terminal meldt moet aan de hand van het EAD een aankomstmelding gedaan worden. De terminal operator fungeert hierbij als degene die de melding doet. Hij wordt ook wel de 'Trader at Exit' genoemd. De aankomstmelding (of Arrival Notice) kan eenvoudig gedaan worden door de barcode van het EAD te scannen. De douane weet nu dat de goederen in Rotterdam zijn aangekomen en kan eventueel de goederen nog eens controleren. Er zouden bijvoorbeeld ongewenste goederen aan de container kunnen zijn toegevoegd, of de beoogde exportzending is juist uit de container gehaald en wordt vervolgens op de zwarte markt verkocht, waardoor BTW wordt ontdoken.

Als nu de boot de Nieuwe Waterweg afvaart richting de USA, zal de carrier of rederij een melding doen naar de douane dat de container daadwerkelijk de EU verlaat. Dat is de uitgangsmelding (of Exit Confirmation). De douane stuurt nu een bericht naar degene die de uitvoeraangifte heeft gemaakt en confirmeerd daarmee de transactie. Er staat nu vast dat de goederen die in de container zijn geladen de EU daadwerkelijk hebben verlaten en er dus recht is op 0% BTW bij uitvoer. 

Wilt u meer lezen over de bijzonderheden van ECS kijkt u dan in de Douane-Encyclopedie op deze website. Er is ook een artikel verschenen in de Maco Douane Nieuwsbrief van 14 mei 2009.